Mail-Lösung für kleine Firma?

[Karamel]

Ich arbeite in einer kleinen Firma mit drei PC-Arbeitsplätzen (Windows 7, da das Warenwirtschaftssystem nur mit Windows läuft). Zur Zeit holt Outlook die Mails per POP3 ab. Das Problem ist nun, dass jeder Arbeitsplatz einen eigenen Postausgang hat, d.h. wenn wir eine versendete E-Mail suchen, müssen wir u.U. an allen drei Arbeitsplätzen nachsehen. Meine Idee ist nun, einen freundlichen Pinguin ins Firmen-Netz zu hängen, der sich um die E-Mails kümmert. Ziel ist, dass man von jedem Arbeitsplatz aus alle versendeten und alle empfangenen E-Mails lesen kann und natürlich auch an allen Arbeitsplätzen gleichzeitig arbeiten und Mails verschicken kann. Die Frage lautet nun: Was suche ich eigentlich? Mit welchen Programmen sollte ich mich beschäftigen?

[TRex]

Ein freundlich gemeinter Rat: probier das erstmal zuhause aus, bevor du dich (vermutlich mit etwas Widerstand) für einen Linuxserver einsetzt. Falls du das sowieso vorhattest - ich hab nix gesagt.

Im Prinzip reicht für den Basisbetrieb das Standardgespann dovecot für IMAP und postfix für SMTP. Du legst der Einfachheit halber reguläre Benutzer für jeden an (keine virtuellen User, das brauchst für deine drei Arbeitsplätze nicht) und ansonsten... schau dir mal ein paar Tutorials an.

Contentfilter (postscreen, amavis, ...) würde ich übrigens rauslassen - wenn du mit POP3 vom Provider abholst, bringt das eh kaum was.

Tip: https://workaround.org/ispmail/jessie
Verwendet allerdings ne DB als Backend - das muss nicht unbedingt sein bei deiner Zielgröße.

Zum Vergleich noch ein paar "mal schnell ergooglete" (teils kleinere Setups):

https://www.debinux.de/2015/05/mailserv ... -debian-8/
http://appbead.com/blog/how-to-setup-ma ... cot-1.html
https://blog.elektrowolle.de/2015/08/22 ... ian-jessy/

[rendegast]

Im Prinzip reicht für den Basisbetrieb das Standardgespann dovecot für IMAP und postfix für SMTP.

Ein klickibunti-Frontend halte ich in dem Fall auch wichtig.
Nachvollziehbare Darstellung und Verwaltung der Maildomain und Benutzer.

postfixadmin bringt mit db und webserver/php ein gewaltiges overhead für eventuell (bisher) nur ein paar Mailadressen
(Backupverwaltung für die db kommt ja noch dazu).
Im Fall von courier-webadmin ändert sich gleich das ganze Backend.

Später kommen(müssen?) vielleicht noch revisionssichere Archivierung und Durchsuchungsinterface fürs Finanzamt dazu?


Vielleicht ist eine Appliance aus einem Guß die bessere Alternative.
https://www.heinlein-support.de/mail-archiv

Geöffnet, gelesen, gelöscht: Täglich landen geschäftliche E-Mails auf Nimmerwiedersehen im Müll. Doch Vorsicht,
der Gesetzgeber versteht bei „Elektronischen Handelsbriefen“ keinen Spaß mehr. Seit 1.1.2006 ist es amtlich:
Handelsbrief ist Handelsbrief, ganz gleich ob Papier oder E-Mail. §147 Abgabenordnung und die §§238, 239 und
257 im Handelsgesetzbuch lassen keinen Spielraum. E-Mails müssen bis zu zehn Jahre lang archiviert werden –
revisionssicher, elektronisch und auswertbar.

Wie konsequent und weitreichend das gilt und gemeint ist?
Ein Computer, 5,oder 20 Arbeitplätze/Konten?
Sämtliche mehr oder minder funktionierenden Eigenbaulösungen (hier zBp.) wären damit wohl obsolet,
sowas kann imo nur professionell aufgesetzt werden.

[heisenberg]

Hallo Karamel,

ich bin der 3. Experte in der Runde - und ich habe selbstverständlich meine eigene Expertenlösung in petto.

Vorschlag: Hosted E-Mail

Bei 3-5 Benutzern würde ich nicht unbedingt eigenen Server aufsetzen, zumal ich verstanden habe, dass Du bisher noch keine Linuxerfahrung hast. Da steckt evtl. mehr Arbeitszeit drin, als Du vielleicht denkst. Backup will man ja auch haben.

Die grösseren Anbieter haben alle ein Business-Mailpostfach im Angebot, bei dem auch Teamkalender und gemeinsame Adressbücher möglich sind. Wenn der Anbieter CalDAV und CardDAV als Protokolle unterstützt, dann kannst Du da auch mit dem Thunderbird ran(Mit der Lightning-Erweiterung für den Kalender und dem SoGO-Connector für gemeinsame Adressbücher. Die beiden Erweiterungen haben wir bei uns in einer Kleinfirma im Einsatz und die funktionieren gut.)

Den gemeinsamen Ordner für gesendete Nachrichten würde ich als geteiltes Postfach realisieren, das jede Person neben seinem Privaten Postfach im Thunderbird eingerichtet hat. Alle Postfächer sind IMAP-Postfächer und liegen auf dem Server im Internet.

Solche Cloud-Lösungen haben den Nachteil, dass die Nutzung eingeschränkt ist, wenn die Internetverbindung weg ist. Was die E-Mails betrifft, so sind diese ja im Thunderbird zwischengespeichert. Man hat also auch offline Zugriff darauf. Bei den Kalendern und Adressbüchern vermute ich, dass die offline nicht zugreifbar sind.

Mitarbeiter sind mitunter etwas pienzig, was den Umstieg von Outlook auf Thunderbird angeht, auch wenn die Funktionalität im TB einwandfrei gewährleistet ist. Von Outlook höre ich zunehmend Probleme im Umgang mit IMAP, weil Microsoft das scheinbar nicht wirklich so toll unterstützt und das auch in Zukunft wohl nicht wirklich als Schwerpunkt sieht(Der letzte Teilsatz ist jetzt mal unter Vorbehalt. Das ist nur in beiläufigem Admin-Gequatsche begründet.) Sicher ist: Outlook und IMAP sind nicht das ideale Gespann.

Auch die Mailarchivierung würde davon erstmal separat behandeln. Das obige Zitat von Heinleinsupport und die Aussage zur gesetzlichen Regelung, ist mit Sicherheit richtig. Doch wenn auch nur 5 von 100 Kleinfirmen in dem Bereich eine revisionssichere E-Mailarchivierung haben, dann würde ich mich sehr stark wundern. Das Heinlein-Support hier als Anbieter einer solchen Lösung natürlich auf die Kacke haut, ist auch klar. Im übrigen ist mir die Firma sehr sympathisch(Sehr Open-Sourcig, gibt viel an die Community).

Wahrscheinlich ist das ganze eine Preisfrage. Vielleicht ist die Appliance da ja durchaus attraktiv. Ich vermute aber, dass da 3 Leute zu wenig sind. Eine einzelne gehostete Business-Mailbox mit Teamkalender und Adressbuch wird so ca. 5 EUR pro Monat kosten. Ein hübsches Webfrontend als Fallback wird zusätzlich auch noch dabei sein. (IdR Open-Exchange)

Zukunftssicher ist das ganze auch. Wenn Ihr dann mal einen eigenen Server haben wollt, dann könnt Ihr Euch die IMAP-Konten einfach auf Euren Server kopieren. Kopieren der IMAP-Postfächer ist auch eine gute Möglichket für zusätzliche Backups - neben denen des Anbieters.

Von so etwas wie Hosted-Exchange würde ich die Finger lassen, weil vermutlich(Bin kein Windows/Outlook/Office/Exchange-Spezialist) kein Zugriff auf sämtliche Daten im Offlinebetrieb möglich ist und weil lt. Aussage eines Kollegen aus dem Systemhausgeschäft zwischen Outlook und Exchange ganz schön was an Daten hin und her geht. D. h. das könnte unerträglich langsam sein. Von einer schwierigen Migration weg davon mal gar nicht zu reden.

Was die Leistungsmerkmale angeht, würde ich vermuten, dass solche Mailboxangebote auch gut strukturierte Adminportale haben. Auf der Mailseite würde ich zumindest auf einen Abewsenheitsassistenten achten. Ich könnte mir vorstellen, dass das überall dabei ist.

[TRex]

Nun sind alle Geschmacksrichtungen auf dem Tisch

Backup nicht vergessen! Ist natürlich viel leichter, eine zentrale Lösung zu sichern als drei Outlookpostfächer.

[weshalb]

postfixadmin bringt mit db und webserver/php ein gewaltiges overhead für eventuell (bisher) nur ein paar Mailadressen
(Backupverwaltung für die db kommt ja noch dazu).

Soviel, wie ich feststellen konnte, würde Postfixadmin auch gar nicht mit Relayservern, um den es hier ja dann gehen würde, zusammen arbeiten.

Ich habe in einem kleinen Ladenbetrieb für einen Freund Fetchmail, Dovecot, Postfix und Roundcube am Laufen. Der Aufwand für die drei Mitarbeiter ist einfach zu groß, schließlich muss man ja doch ab und zu schonmal raufschauen.

Mein Vorschlag wäre, stellt eure Emailkonten auf Imap um. Muss bei manchen Providern erst freigeschaltet werden. Und da es, wie bereits beschrieben, mit Outlook Probleme geben kann (geht erst ab 2010 gut, obwohl man für das Aufklappen aller Konten immer noch ein Script benutzen muss), nimm Thunderbird.

[GregorS]

... Was suche ich eigentlich? Mit welchen Programmen sollte ich mich beschäftigen?

Den Rat von Feltel hast Du hoffentlich gelesen Den solltest Du befolgen.

Ich habe ein paar Jahre lang div. qmail-Installationen administriert. Qmail fand ich damals immer in Ordnung.

Versuche aber besser, irgendwas außer Haus zu organisieren. Evtl. genügt es schon, wenn Ihr von POP3 auf IMAP umstellt oder die verschickten E-Mails per BCC irgendwo sammelt.

HTH

Gregor

[Karamel]

Danke für den ganzen Input. Das muss ich erst einmal durcharbeiten.
Um ein kleines Missverständnis auszuräumen: Erfahrung mit Linux ist vorhanden, aber nicht mit Server-Diensten.
Wer ist Feltel?

[TRex]

Wer ist Feltel?

Nicht so wichtig.. *duckundweg*

Keine Ahnung, wen GregorS da eigentlich meinen wollte. feltel ist der Eigentümer und Betreiber dieses Forums.

[GregorS]

Wer ist Feltel?

Keine Ahnung, wen GregorS da eigentlich meinen wollte....

Umpf. Pardon, ich meinte eigentlich Dich. Wer ordentlich gelesen hat, hat hoffentlich gemerkt, dass ich etwas durcheinander gebracht habe (bzw. durcheinander war, man hat‘s ja nicht leicht die Tage, nech)

Gruß

Gregor

[heisenberg]

Was mir gerade noch so auffällt...

... https://www.heinlein-support.de/mail-archiv ...

In diesem Fall spricht also mal ausnahmsweise nichts dagegen, dass man ein kommerzielles Produkt im Forum verlinkt und somit Werbung dafür macht?

[Liffi]

Was mir gerade noch so auffällt...

... https://www.heinlein-support.de/mail-archiv ...

In diesem Fall spricht also mal ausnahmsweise nichts dagegen, dass man ein kommerzielles Produkt im Forum verlinkt und somit Werbung dafür macht?

Es ist auf debianforum.de nicht erwünscht, das Beiträge mit ausschließlich werbendem Charakter (Beiträge, die ausschließlich dazu erstellt werden, um eine Webseite, ein Produkt, eine Firma oder eine sonstige Aktion zu promoten) gepostet werden.

In diesem Fall hier würde ich sagen, dass nicht der werbliche Charakter überwiegt sondern der Informationscharakter. Das ist aber sicher auch Auslegungssache. Bei einem ersten Post wäre ich sicher skeptischer.
Manchmal ist die beste Lösung (ohne mich jetzt auf diesen konkrekten Fall zu beziehen) eine kommerzielle.

[heisenberg]

Ok, dann informiere ich mal zusätzlich über weitere Produkte in dem Bereich:

http://www.securepoint.de/produkte/uma- ... erung.html
http://www.mailstore.com/de/
http://www.benno-mailarchiv.de/
http://www.gepanet.com/reddoxx.htm

Meine Motivation hier ist mal wieder: Den Finger in die Wunde legen, so dass es weh tut um
mal wieder zu zeigen, dass hier im DF gelegentlich gelegentlich mit der Anti-Kommerzkanone
auf Spatzen geschossen wird und andererseits - wie hier - das Gleiche widerrum keine Sau
interessiert und sympathische kommerzielle Anbieter gar verteidigt werden.

Damit möchte ich meine Vermutung auszudrücken, dass mir Anti-Kommerz-Argumente
hier manchmal schlicht nur vorgeschoben erscheinen und sowohl einzelne als auch eine
sich ad-hoc bildende Forumsmehrheit in einem speziellen Thread nicht prinzipientreu ist,
sondern entscheidet nach eigenem Gusto bzw. nach einer sich im Laufe der Zeit heraus-
gebildeten Forenlinie - also einen gewissen Konsens einzelner oder mehrerer zu
einem bunten Strauss an verschiedenen Themen, der a) nicht tranparent ist und b) nicht
diskutiert wird.

[TRex]

Es ist die Grundlage dafür, dass

1. man sich hier nicht nur zum Werben anmeldet (oder das Forum für SEO missbraucht)
2. open source Lösungen bevorzugt gepostet werden

Erfunden hab ich die Regel nicht, aber aus den Gründen halte ich sie für notwendig. Man kann Jura studieren und noch drölfzig Wörter hinzufügen, um deinen Beitrag jetzt irgendwie zu rechtfertigen... aber außer etwas gesundem Trotz ist da nix schlimmes dran. Auch seh ich eine Appliance wie oben gepostet nicht als etwas schlechtes, aber in der opensource Szene schlecht vertreten an.

[uname]

Viele nutzen ja in 2016 bereits Office366 ( ). Vielleicht ist auch das alleinige webbasierte Bearbeiten der E-Mails in der Cloud besser. Fängst beim Backup an und hört bei Windows-Malware auf. Vielleicht eine Überlegung wert. Und wenn doch lokal gearbeitet werden soll dann wohl eher zusätzlich per IMAP.

[kingo]

Ich wollte mir als Unternehmenslösung eine E Mail-Adresse einrichten und habe dafür folgenden Hoster im Visier. So habe ich 50GB Speicherplatz und eine integrierte Teamfunktion. Wir sind allerdings ein Start Up und haben bisher auch nur 4 Mitarbeiter. Ob das z. B. für ein mittelständiges Unternehmen reicht, kann ich nicht beurteilen.

[seep]

Mein Setup: Webpaket bei 1&1 und Fallback bei Strato (ähnliche Domain reserviert), etwa ein Dutzend E-Mail-Postfächer beim Hoster, Linux-Server holt per fetchmail E-Mails per POP3 ab, Benutzer holen über ihre E-Mail-Clients die E-Mails beim Linux-Server ab (derzeit noch POP3). Beim Hoster liegen also kurzfristig nur neue E-Mails.

Revisionssicher ist das bisher noch nicht und die Backups der E-Mails wären derzeit Backups der Windows-Clients. Ich experimentiere seit etwa einem Dreivierteljahr damit herum, diesbezüglich eine Lösung zu schaffen. Die Idee ist es, eintreffende E-Mails immer an zwei lokale Postfächer weiterzuleiten: auf dem ersten darf sich der Benutzer dann lokal per IMAP austoben, beim zweiten im Hintergrund liegt alles wie es ursprünglich hereinkam. Das funktioniert ganz wunderbar, ich weiß nur noch nicht, wann mir die Dateisysteme (postfix über Maildir/) in den Homeverzeichnissen überlaufen werden. Da muss ich noch verdammt viel lesen (RTFM).

[rendegast]

@seep
dovecot2 bietet für das backend (m)dbox externe Speicherung von Anhängen an.
Dabei wird deduplizierung von dovecot aus gemacht
(wohl wenn alle Anhänge in einem Verzeichnis/Speicherort landen).

Code: Alles auswählen

$ doveconf | grep attach
mail_attachment_dir = 
mail_attachment_fs = sis posix
mail_attachment_hash = %{sha1}
mail_attachment_min_size = 128 k

und googlen nach "mail_attachment_dir".
Ich habe auch eine Form gefunden

Code: Alles auswählen

 mail_location = dbox:~/dbox:ATTACHMENTS=/attachments/$/$

(das könnte aber obsolet sein, da 2010-07)


Ob diese Anhänge dann raw als entsprechende .exe, .jpg, .pdf usw. vorliegen?
Dann könnten auch bequem Anhang-Virenscans durchgeführt werden.
Wie dann aber befallene Anhänge sauber aus dem attachment_dir entfernt werden,
sodaß dovecot valide bleibt?
EDIT Das ist nicht trivial, ein simples 'Lösche Anhang XYZ aus allen referenzierenden Mails' ist wohl nicht vorgesehen.
EDIT Auch Mail-Verschlüsselung dürfte da hineinspielen.
Und es verbliebe auch die Frage nach Revisionssicherheit einer so aufgespaltenen Mail.

[seep]

Cool, danke für den Tipp.

[kingo]

Oh hab das jetzt hier alles erst gesehen...

[kingo]

Ziehe mir das heute Abend nach der Arbeit mal zu Gemüte, danke!

[HZB]

Die Frage lautet nun: Was suche ich eigentlich ?

Auch wenn der Thread schon länger zurückliegt möchte ich dennoch eine Antwort schreiben.

Am besten Du suchst Dir Rat bei einem Rechtsanwalt. Denn das was hier angestrebt wird ist rechtlich höchst bedenklich und kompliziert.
Prinzipiell kann man immer nach dem Motto - Wo kein Kläger, da kein Richter - arbeiten. Aber will man es darauf ankommen lassen ?

Unternehmensemails sind ausschließlich zu Firmenzwecken zu verwenden. Private Korrespondenz wird ausdrücklich untersagt.
Zeilen wie diese sind in Betriebsvereinbarungen zu Hauf zu finden. Nur was passiert, wenn sich die Mitarbeiter nicht daran halten ?
Einerseits stellt es ein Zuwiderhandeln gegenüber der Firma dar, andererseits ist die private Email trotzdem als privat anzusehen und unterliegt diversen Gesetzen.

Hier die Gesetzeslage in Österreich:

http://www.argedaten.at/php-generiert/_ ... lesen.html

Zumindest würde ich mir mal auch diesbezüglich Gedanken machen.

lG

[heisenberg]

Ich habe gerade ein Upgrade für die SOGo-Pakete machen wollen. Dabei ist mir aufgefallen, dass die
die SOGo-Paketrepositories nur noch bei Abschluss eines Support-Vertrages zugänglich sind.

Preise: ab 700 EUR p. a. aufwärts.

https://sogo.nu/support/index.html#support-plans

Weiss gar nicht ob das schon immer so war und ich das nicht gemerkt hatte, weil die
v3 bis jetzt vielleicht noch nicht als production eingestuft war, oder ob das eine neue
Entwicklung ist.

EDIT Das soll jetzt kein Gemeckere sein. Jeder muss irgendwie seine Brötchen verdienen. Stört mich ansonsten auch nicht, da ich selbst SOGo nicht zwingend benötige und kann es also abschalten.

[Paddie]

Dann bin ich ja froh, dass ich vor 2 Jahren auf Horde gesetzt hab...
Ich hatte auch lange Tests mit Sogo gefahren und wollte es auch erst selbst einsetzen (weiß gar nicht, wieso ich dann doch Horde genommen hab). Damals gabs das auf jeden Fall noch nicht (oder ich habs übersehen). Man konnte zwar einen Support Vertrag abschließen, aber kam trotzdem ohne Probleme an die Repos.

Du könntest höchstens auf die Nightlys gehen. Allerdings hätte ich da im Produktiv-Betrieb schon etwas Bauchschmerzen...

[Huck Fin]

Hi, ich werfe auch mal meine "Lösung" in die Runde.

Du benötigst
1. IMAP anstelle von POP3 auf den Clients
2. musst du das so einstellen, dass Gesendete auch im Imap-Ordner landen.
Ob du nun Outlook oder Thunderbird nehmen willst ist deine Sache.

Wenn du ein grösseres Mail-Aufkommen hast, empfehle ich einen eigenen Debian-Server mit Postfix + Dovecot
Dann kannst du auch mehrere Jahre sammeln...
Abholen der Mails dann mit getmail.

Da kann man die letzten x Tage beim Provider lassen, falls man eine Mail aus versehen beim lesen löscht ist diese noch beim Provider.
Dann kannst du deine Mails auf dem eigenen Server auch in der Nacht sichern.
Theoretisch benötigst du nur eine E-Mail Adresse, die du auf allen PCs verwendest.
Ich habe das so schon realisiert und läuft ziemlich gut.
Gemeinsame Kontakte habe ich dann über GContactSync von google gemacht.
Geht aber auch über den eigenen Server wenn gewünscht.