E-Mails ordnen im Beruf
E-Mails ordnen im Beruf
Privat kann ich seit Jahren problemlos unzählige Mails relativ automatisiert beim Eingang sortieren und damit auch priorisieren (meist Personen/Absender gebunden).
Jetzt im Job fällt mir das aber schwer. Eine Kategorisierung nach Person (jede Person oder Projektgruppe bekommt einen Ordner) erscheint mir nicht mehr sinnvoll. Mit vielen meiner Kontaktpersonen arbeite ich in verschiedenen Projekten zusammen. Das würde es schwer machen, projektbezogene Diskussionsverläufe zu verfolgen, weil diese auf mehrer Personen-Ordner verteilt sind.
Mein derzeitiger Ansatz sieht vor: Die automatische absenderbezogene Filterung beim Eingang (z. B. mit claws-mail) abzuschalten, jedem Projekt einen Ordner geben und die Mails wieder per Hand vom Posteingang in den jeweiligen Projektordner verschieben. Das ist mühseelig. Den Projektnamen im Betreff zu setzen und darauf zu filtern, ist inkonsistent, weil sich nicht alle Teilnehmer daran halten, geschweige denn den Prozess begreifen würden.
Wie regelt ihr das?
Nebenfrage:
Eine mögliche Lösung könnten virtuelle Ordner sein. D.h. Mails können in einem Personen und Projekt-Ordner gleichzeitig sein. Das würde das Problem etwas abmildern. Ich könnte weiter nach Personen filtern und für Projekte Tags/Marken anlegen, die dann in virtuellen Ordnern gefiltern/dargestellt würden. Claws-Mail kann das scheinbar nicht. Thunderbird ist keine Option. Ich benötige aber einen Mailer, der Windows und Linux gleichzeitig kann. mutt/gnus/emacs (oder wie die heißen) sind im Kontext von Mails nicht ganz mein Stil - auch wenn ich sonst gerne auf der shell arbeite und ausgiebig vim nutze. Bei Mails ist mir ein bisschen Klicki-Bunti doch lieber.
Jetzt im Job fällt mir das aber schwer. Eine Kategorisierung nach Person (jede Person oder Projektgruppe bekommt einen Ordner) erscheint mir nicht mehr sinnvoll. Mit vielen meiner Kontaktpersonen arbeite ich in verschiedenen Projekten zusammen. Das würde es schwer machen, projektbezogene Diskussionsverläufe zu verfolgen, weil diese auf mehrer Personen-Ordner verteilt sind.
Mein derzeitiger Ansatz sieht vor: Die automatische absenderbezogene Filterung beim Eingang (z. B. mit claws-mail) abzuschalten, jedem Projekt einen Ordner geben und die Mails wieder per Hand vom Posteingang in den jeweiligen Projektordner verschieben. Das ist mühseelig. Den Projektnamen im Betreff zu setzen und darauf zu filtern, ist inkonsistent, weil sich nicht alle Teilnehmer daran halten, geschweige denn den Prozess begreifen würden.
Wie regelt ihr das?
Nebenfrage:
Eine mögliche Lösung könnten virtuelle Ordner sein. D.h. Mails können in einem Personen und Projekt-Ordner gleichzeitig sein. Das würde das Problem etwas abmildern. Ich könnte weiter nach Personen filtern und für Projekte Tags/Marken anlegen, die dann in virtuellen Ordnern gefiltern/dargestellt würden. Claws-Mail kann das scheinbar nicht. Thunderbird ist keine Option. Ich benötige aber einen Mailer, der Windows und Linux gleichzeitig kann. mutt/gnus/emacs (oder wie die heißen) sind im Kontext von Mails nicht ganz mein Stil - auch wenn ich sonst gerne auf der shell arbeite und ausgiebig vim nutze. Bei Mails ist mir ein bisschen Klicki-Bunti doch lieber.
Zuletzt geändert von buhtz am 18.02.2018 18:12:47, insgesamt 1-mal geändert.
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Re: E-Mails orden im Beruf
Vielleicht solltest du erstmal klaeren was du genau mit der sortierung erreichen willst.
Ggf reicht ein order "Spaeter" in den du alles verschiebst was du nicht sofort erledigen kannst.
Ggf reicht ein order "Spaeter" in den du alles verschiebst was du nicht sofort erledigen kannst.
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Re: E-Mails orden im Beruf
Möglichst automatische Sortierung (was natürlich nie 100%tig machbar ist), um a) Zeit zu sparen und b) schneller priorisieren zu können. Beispielsweise sehe ich ggf. sofort das von 500 neuen Mails eine bei "Chef" liegt. Ich muss die Mails nicht anschauen, sondern nur kurz den Ordnerbaum überblicken und sehen, in welchem Folder neue Mails drin sind. Das funktioniert seit Jahren im privaten Bereich sehr gut - wo ich (überwiegend) personenbezogen filtere. Aus genannten Gründen, ist das im Job bei mir aber nicht sinnvoll.Lord_Carlos hat geschrieben:06.02.2018 10:50:16Vielleicht solltest du erstmal klaeren was du genau mit der sortierung erreichen willst.
Nicht böse gemeint, aber das ist Prokrastination und keine Arbeitserleichterung. Was unterscheidet den "Posteingang" von "Später"?Ggf reicht ein order "Spaeter" in den du alles verschiebst was du nicht sofort erledigen kannst.
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Re: E-Mails orden im Beruf
Virtuelle Ordner hoeren sich fuer mich schon am ehesten nach der Loesung an. Aber wenn es an der Software-Unterstuetzung scheitert ...
Ich sortiere bei der Arbeit (lediglich eingehende Mails) manuell in Aufgaben- und Projektaspekt-bezogene Ordner. Automatische Filterungen finde ich da schwierig. Ich setze die dort nur an ein paar wenigen, klar definierbaren Stellen ein.
Dein Problem ist aus meiner Sicht eine Herausforderung, fuer die es keine einfachen Antworten gibt.
Wenn ich das richtig verstehe, geht es dir beim Sortieren weniger um's Wiederfinden als vielmehr um eine Priorisierung beim Abarbeiten. Folglich ist haendisches Sortieren ueberhaupt keine Hilfe. Folglich musst du automatische Filter anwenden. Die funktionieren nur in manchen Faellen (z.B. Mail vom Chef) ... aber das ist vielleicht ausreichend. Den Rest an Mails, die du nicht automatisch einsortieren kannst, musst du halt selber durchsehen. (Die bearbeitest du dann einfach langsamer und sagst den Kollegen, dass ihre Mails von dir schneller bearbeitet werden, wenn sie den Projektnamen in den Betreff schreiben ... koennte wirken. )
Ich sortiere bei der Arbeit (lediglich eingehende Mails) manuell in Aufgaben- und Projektaspekt-bezogene Ordner. Automatische Filterungen finde ich da schwierig. Ich setze die dort nur an ein paar wenigen, klar definierbaren Stellen ein.
Dein Problem ist aus meiner Sicht eine Herausforderung, fuer die es keine einfachen Antworten gibt.
Wenn ich das richtig verstehe, geht es dir beim Sortieren weniger um's Wiederfinden als vielmehr um eine Priorisierung beim Abarbeiten. Folglich ist haendisches Sortieren ueberhaupt keine Hilfe. Folglich musst du automatische Filter anwenden. Die funktionieren nur in manchen Faellen (z.B. Mail vom Chef) ... aber das ist vielleicht ausreichend. Den Rest an Mails, die du nicht automatisch einsortieren kannst, musst du halt selber durchsehen. (Die bearbeitest du dann einfach langsamer und sagst den Kollegen, dass ihre Mails von dir schneller bearbeitet werden, wenn sie den Projektnamen in den Betreff schreiben ... koennte wirken. )
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Re: E-Mails orden im Beruf
Anstatt E-Mails zu sortieren solltest du besser die Suchfunktionen besser nutzen. Wenn das E-Mail-Programm eine Volltextsuche sowie eine Sortierung nach Personen und Datum ermöglicht macht eine manuelle oder automatische Einsortierung bzw. ein Label praktisch keinen Sinn mehr.
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Re: E-Mails orden im Beruf
Ich selbst gehe auch sehr stark über die Suchfunktion. Allerdings kommt man da schon an Grenzen und es braucht da am besten einen serverseitigen Suchdienst(z. B. SOLR für dovecot) oder eine E-Mailarchivierungssoftware(z. B. Piler), die auch eine Suchfunktion hat.
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Re: E-Mails orden im Beruf
Hier ist der Ansatz von Gmail mit Labels super.
Ich verpasse meinen Emails pro Absender, pro Stichwort im Betreff usw ein Label.
Dann kann ich die Labels anklicken und sehe wie in einem Ordner zusammengefasst nur die Mails mit diesem Label.
In Thunderbird ist jedes Label als Imapordner dargestellt. Auch hierarchisch in einem Labelbaum möglich.
Das verschafft mir bei meinem Arbeitsmailaccount die nötige Übersicht.
Ja, wir nehmen in der Arbeit die Google-Suite... Mittlerweile finde ich den Label-Ansatz von Gmail richtig gut...
Ich verpasse meinen Emails pro Absender, pro Stichwort im Betreff usw ein Label.
Dann kann ich die Labels anklicken und sehe wie in einem Ordner zusammengefasst nur die Mails mit diesem Label.
In Thunderbird ist jedes Label als Imapordner dargestellt. Auch hierarchisch in einem Labelbaum möglich.
Das verschafft mir bei meinem Arbeitsmailaccount die nötige Übersicht.
Ja, wir nehmen in der Arbeit die Google-Suite... Mittlerweile finde ich den Label-Ansatz von Gmail richtig gut...
dann putze ich hier mal nur...
Eine Auswahl meiner Skripte und systemd-units.
https://github.com/xundeenergie
auch als Debian-Repo für Testing einbindbar:
deb http://debian.xundeenergie.at/xundeenergie testing main
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Re: E-Mails orden im Beruf
Was nicht fertig ist, bleibt im Posteingang und danach kommt's ins Archiv (per Archivierung von Thunderbird). Dazu eine Hand voll Suchordner, die aufs aktuelle Archivjahr zeigen (das ist schon ein bisschen Arbeit). Automatische Sortierung half mir nicht wirklich.
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Windows ist doof, Linux funktioniert nicht • Don't break debian! • Wie man widerspricht
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Re: E-Mails orden im Beruf
Bitte beachtet die Motivation des Fragenden:
Suchfunktionen helfen ihm bei seinem Problem gar nicht.buhtz hat geschrieben:06.02.2018 11:12:41Möglichst automatische Sortierung (was natürlich nie 100%tig machbar ist), um a) Zeit zu sparen und b) schneller priorisieren zu können. Beispielsweise sehe ich ggf. sofort das von 500 neuen Mails eine bei "Chef" liegt. Ich muss die Mails nicht anschauen, sondern nur kurz den Ordnerbaum überblicken und sehen, in welchem Folder neue Mails drin sind.Lord_Carlos hat geschrieben:06.02.2018 10:50:16Vielleicht solltest du erstmal klaeren was du genau mit der sortierung erreichen willst.
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Re: E-Mails orden im Beruf
Vielen Dank für eure Eindrücke. Gut zu hören, dass andere ähnliche Probleme habe.
Gmail ist selbstredend keine Option.
Vielleicht muss ich mich wegen der Labels doch mal wieder mit Thunderbird beschäftigen und hoffen, dass die Entwicklung wieder besser voranschreitet.
Gmail ist selbstredend keine Option.
Vielleicht muss ich mich wegen der Labels doch mal wieder mit Thunderbird beschäftigen und hoffen, dass die Entwicklung wieder besser voranschreitet.
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Re: E-Mails orden im Beruf
Ich selbst verwende Einsortierung in Ordner nur für Funktionsadressen(info@, billing@,...).
Ansonsten gibt es nur "Posteingang", "In Arbeit" und "erledigt".
Der Posteingang sollte immer möglichst leer sein, damit man sieht, was neues reinkommt und ob das wichtig ist. Mit Labels habe ich auch schon mal gearbeitet. Sieht schick aus, hat sich bei mir aber nicht durchgesetzt, weil mir das zu viel Arbeit ist.
Besonders brauchbar finde ich das "Thunderbird Conversations" Add-On, so dass ich alle E-Mails in einer Konversation gruppiert angezeigt bekomme.
Ansonsten gibt es nur "Posteingang", "In Arbeit" und "erledigt".
- Posteingang Was sofort abgearbeitet werden kann wird abgearbeitet.
- In Arbeit Was nicht kurzfristig abgearbeitet werden kann, kommt hier rein
- erledigt Alles erledigte kommt hier rein
Der Posteingang sollte immer möglichst leer sein, damit man sieht, was neues reinkommt und ob das wichtig ist. Mit Labels habe ich auch schon mal gearbeitet. Sieht schick aus, hat sich bei mir aber nicht durchgesetzt, weil mir das zu viel Arbeit ist.
Besonders brauchbar finde ich das "Thunderbird Conversations" Add-On, so dass ich alle E-Mails in einer Konversation gruppiert angezeigt bekomme.
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Re: E-Mails orden im Beruf
Großer Gott, kann Thunderbird das immer noch nicht out-of-the-box?heisenberg hat geschrieben:06.02.2018 13:11:15Besonders brauchbar finde ich das "Thunderbird Conversations" Add-On, so dass ich alle E-Mails in einer Konversation gruppiert angezeigt bekomme.
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Re: E-Mails orden im Beruf
"Spaeter" sind blockierende Elemente, die nicht sofort erledigt werden koennen. Z.B. Absprache mit Jemanden der gerade nicht verfuegbar ist.buhtz hat geschrieben:06.02.2018 11:12:41Nicht böse gemeint, aber das ist Prokrastination und keine Arbeitserleichterung. Was unterscheidet den "Posteingang" von "Später"?
Im "Posteingang" sind dann nur neue Elemente, weil du kleine sachen entweder sofort erledigt und verschoben hast, oder sie liegen in Spaeter.
Basiert auf GTD.
Aber ja, wenn du einen ueberblick bekommen willst ohne emails zu oeffnen hilft das auch nichts.
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Re: E-Mails orden im Beruf
Ich betreibe (noch) am Laptop einen eigenen Mailserver. Da hole ich von allen meinen Accounts die Emails ab und filtere sie mittels Sieve in Dovecot in die verschiedensten Ordner ein.
Die Sieveregeln sind sehr komplex geworden über die Zeit...
Ich finde nämlich auch, dass es für meinen Workflow gut passt, dass ich sehe, in welchen Ordnern neue Emails sind. Da ich weiß, wo wichtige Emails enthalten sein könnten, schaue ich meist nur in diesen Ordnern nach.
Thunderbird markiert ja schön "fett und schwarz", wenn in einem Ordner ungelesene Emails sind, und "fett und blau", wenn neue, ungelesene darin sind.
Hab mich näher mit dovecot auseinandergesetzt und hab mir nun virtuelle Folder in Dovecot konfiguriert. Aktuell, Wichtig, Neue, Ungelesene, Markierte...
Denn am Smartphone ist eine tief verzweigte IMAP-Ordner-Struktur wirklich unbrauchbar.Du findest nie, ob und wo grad ein neues Email gekommen ist. Also hab ich diese Virtuellen Folder in einem eigenen Namespace, den ich am Smartphone anzeige. In Aktuell sind alle Emails aus allen Foldern der letzten 6 Monate enthalten. In Wichtig sind jene mit der Priorität "wichtig" und höher. Neue und Ungelesene erklären sich von selber. Und wenn ich mal ein Email markiere, dann wird dieses auch in Markierte angezeigt, unabhängig davon, wo es tatsächlich liegt.
Das ist wirklich praktisch. Und vor allem Mailclient-unabhängig. Der Mailclient muss nur IMAP-Folder und Namespaces unterstützen.
In der Arbeit nutzen wir - wie gesagt - Gmail, und das darf ich nicht auf privaten Geräten abonnieren. Aber in der Arbeit habe ich Thunderbird und dort ist Gmail und mein privater Account abonniert. Damit kann ich schön die Vorteile und Nachteile beider Welten sehen und parallel testen.
Wenn dovecot jetzt noch Lables a la Gmail unterstützen würde, wäre das wirklich genial!
Leider hab ich immer noch ein Problem mit den virtuellen Foldern von dovecot. Bei großen Email-Mengen in einem Account hängt sich dovecot auf.
Daher hab ich den Archiv-Namespace im Virtuellen Folder auf 3 Jahre zurück begrenzt... Länger zurückliegende Emails lassen sich dann über die gesamte Archivstruktur mühsam finden...
lg scientific
Die Sieveregeln sind sehr komplex geworden über die Zeit...
Ich finde nämlich auch, dass es für meinen Workflow gut passt, dass ich sehe, in welchen Ordnern neue Emails sind. Da ich weiß, wo wichtige Emails enthalten sein könnten, schaue ich meist nur in diesen Ordnern nach.
Thunderbird markiert ja schön "fett und schwarz", wenn in einem Ordner ungelesene Emails sind, und "fett und blau", wenn neue, ungelesene darin sind.
Hab mich näher mit dovecot auseinandergesetzt und hab mir nun virtuelle Folder in Dovecot konfiguriert. Aktuell, Wichtig, Neue, Ungelesene, Markierte...
Denn am Smartphone ist eine tief verzweigte IMAP-Ordner-Struktur wirklich unbrauchbar.Du findest nie, ob und wo grad ein neues Email gekommen ist. Also hab ich diese Virtuellen Folder in einem eigenen Namespace, den ich am Smartphone anzeige. In Aktuell sind alle Emails aus allen Foldern der letzten 6 Monate enthalten. In Wichtig sind jene mit der Priorität "wichtig" und höher. Neue und Ungelesene erklären sich von selber. Und wenn ich mal ein Email markiere, dann wird dieses auch in Markierte angezeigt, unabhängig davon, wo es tatsächlich liegt.
Das ist wirklich praktisch. Und vor allem Mailclient-unabhängig. Der Mailclient muss nur IMAP-Folder und Namespaces unterstützen.
In der Arbeit nutzen wir - wie gesagt - Gmail, und das darf ich nicht auf privaten Geräten abonnieren. Aber in der Arbeit habe ich Thunderbird und dort ist Gmail und mein privater Account abonniert. Damit kann ich schön die Vorteile und Nachteile beider Welten sehen und parallel testen.
Wenn dovecot jetzt noch Lables a la Gmail unterstützen würde, wäre das wirklich genial!
Leider hab ich immer noch ein Problem mit den virtuellen Foldern von dovecot. Bei großen Email-Mengen in einem Account hängt sich dovecot auf.
Daher hab ich den Archiv-Namespace im Virtuellen Folder auf 3 Jahre zurück begrenzt... Länger zurückliegende Emails lassen sich dann über die gesamte Archivstruktur mühsam finden...
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Re: E-Mails orden im Beruf
Ja Sieve ist einfach nur geil. Das nutze ich für meinen privaten Account beim Posteo. Bei Posteo kann man direkt die Sieve-Datei editieren.
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Re: E-Mails orden im Beruf
Der Mailer in den alten Opera-Versionen konnte auch virtuelle Ordner bzw. Labels und wäre für Linux und Windows verfügbar. Ist halt derzeit leider nur als uralt-Build in den pre-Webkit-Versionen von Opera verfügbar (ich meine Vivaldi wollte den Mailer auch irgendwann implementieren...).
Ansonsten würde ich das Problem wie die anderen hier mit einer Kombination aus Thread-/Konversationsansicht und dem Sortieren von Mail nach Priorität ("Später") lösen.
Ansonsten würde ich das Problem wie die anderen hier mit einer Kombination aus Thread-/Konversationsansicht und dem Sortieren von Mail nach Priorität ("Später") lösen.
Re: E-Mails orden im Beruf
Du kannst genausogut auch im Mailkörper / body nach Schlüsselwortern suchen und entsprechende Regeln setzen.
Das geht im Mailclient oder auch, wenn erlaubt/vorbereitet, auf dem Server per sieve-Regeln.
Problem beim sieve: es ist ein doppelter Regelsatz zu pflegen (hier mache ich das mit dem webmailer roundcube,
es gibt aber zBsp. auch claws-mail-managesieve),
und das sieve filtert nur beim Eingang, ein nachträgliches/wiederholtes Anwenden der Regeln ist normalerweise nicht vorgesehen und bedarf wohl tricky-Walkarounds.
Weiterhin sollten die sieve-Regeln nur mit einem Client gepflegt werden, da sich deren Syntax häufig unterscheiden.
Das geht im Mailclient oder auch, wenn erlaubt/vorbereitet, auf dem Server per sieve-Regeln.
Problem beim sieve: es ist ein doppelter Regelsatz zu pflegen (hier mache ich das mit dem webmailer roundcube,
es gibt aber zBsp. auch claws-mail-managesieve),
und das sieve filtert nur beim Eingang, ein nachträgliches/wiederholtes Anwenden der Regeln ist normalerweise nicht vorgesehen und bedarf wohl tricky-Walkarounds.
Weiterhin sollten die sieve-Regeln nur mit einem Client gepflegt werden, da sich deren Syntax häufig unterscheiden.
mfg rendegast
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Viel Eifer, viel Irrtum; weniger Eifer, weniger Irrtum; kein Eifer, kein Irrtum.
(Lin Yutang "Moment in Peking")
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Re: E-Mails orden im Beruf
Ich kann die sieveregeln mit vim direkt am Server editieren, oder mit dem Thunderbird-Sieve-Plugin.
Roundcube pfuscht da schön dazwischen, und biegt den Link zum default-Sieveskript immer um. Sehr lästig.
Das TB-Plugin bietet eine Syntaxprüfung mit an.
Wenn ein Email falsch einsortiert wird, teste ich die angepasste Regel immer mit "Umleiten" in TB, das durch ein eigenes Addon (ich glaub redirect heißt dieses) ermöglicht wird.
Roundcube pfuscht da schön dazwischen, und biegt den Link zum default-Sieveskript immer um. Sehr lästig.
Das TB-Plugin bietet eine Syntaxprüfung mit an.
Wenn ein Email falsch einsortiert wird, teste ich die angepasste Regel immer mit "Umleiten" in TB, das durch ein eigenes Addon (ich glaub redirect heißt dieses) ermöglicht wird.
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Re: E-Mails orden im Beruf
Beschäftige mich gerade mal wieder im Thunderbird.
"Virtuelle Ordner" in Verbindung mit "Schlagwörtern" sind für mein Szenario nutzlos. Die Suche eines Virtuellen Ordners ist explizit an bestimmte Ordner gebunden. Es wird nur in Ordnern gesucht, die auch per checkbox ausgewählt wurden. Neue Ordner, die erst nach dem Erzeugen des Virtuellen Ordners auftauchen, werden nicht automatisch berücksichtig. Es gibt also kein "such in allen Ordnern".
"Virtuelle Ordner" in Verbindung mit "Schlagwörtern" sind für mein Szenario nutzlos. Die Suche eines Virtuellen Ordners ist explizit an bestimmte Ordner gebunden. Es wird nur in Ordnern gesucht, die auch per checkbox ausgewählt wurden. Neue Ordner, die erst nach dem Erzeugen des Virtuellen Ordners auftauchen, werden nicht automatisch berücksichtig. Es gibt also kein "such in allen Ordnern".
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