E-Mails ordnen im Beruf

Smalltalk
Antworten
buhtz
Beiträge: 1099
Registriert: 04.12.2015 17:54:49
Kontaktdaten:

E-Mails ordnen im Beruf

Beitrag von buhtz » 06.02.2018 10:47:39

Privat kann ich seit Jahren problemlos unzählige Mails relativ automatisiert beim Eingang sortieren und damit auch priorisieren (meist Personen/Absender gebunden).
Jetzt im Job fällt mir das aber schwer. Eine Kategorisierung nach Person (jede Person oder Projektgruppe bekommt einen Ordner) erscheint mir nicht mehr sinnvoll. Mit vielen meiner Kontaktpersonen arbeite ich in verschiedenen Projekten zusammen. Das würde es schwer machen, projektbezogene Diskussionsverläufe zu verfolgen, weil diese auf mehrer Personen-Ordner verteilt sind.

Mein derzeitiger Ansatz sieht vor: Die automatische absenderbezogene Filterung beim Eingang (z. B. mit claws-mail) abzuschalten, jedem Projekt einen Ordner geben und die Mails wieder per Hand vom Posteingang in den jeweiligen Projektordner verschieben. Das ist mühseelig. Den Projektnamen im Betreff zu setzen und darauf zu filtern, ist inkonsistent, weil sich nicht alle Teilnehmer daran halten, geschweige denn den Prozess begreifen würden.

Wie regelt ihr das?

Nebenfrage:
Eine mögliche Lösung könnten virtuelle Ordner sein. D.h. Mails können in einem Personen und Projekt-Ordner gleichzeitig sein. Das würde das Problem etwas abmildern. Ich könnte weiter nach Personen filtern und für Projekte Tags/Marken anlegen, die dann in virtuellen Ordnern gefiltern/dargestellt würden. Claws-Mail kann das scheinbar nicht. Thunderbird ist keine Option. Ich benötige aber einen Mailer, der Windows und Linux gleichzeitig kann. mutt/gnus/emacs (oder wie die heißen) sind im Kontext von Mails nicht ganz mein Stil - auch wenn ich sonst gerne auf der shell arbeite und ausgiebig vim nutze. Bei Mails ist mir ein bisschen Klicki-Bunti doch lieber. ;)
Zuletzt geändert von buhtz am 18.02.2018 18:12:47, insgesamt 1-mal geändert.
Debian 11 & 12; Desktop-PC, Headless-NAS, Raspberry Pi 4
Teil des Upstream Betreuer Teams von Back In Time (Debianbackintime)

Benutzeravatar
Lord_Carlos
Beiträge: 5578
Registriert: 30.04.2006 17:58:52
Lizenz eigener Beiträge: GNU Free Documentation License
Wohnort: Dänemark

Re: E-Mails orden im Beruf

Beitrag von Lord_Carlos » 06.02.2018 10:50:16

Vielleicht solltest du erstmal klaeren was du genau mit der sortierung erreichen willst.

Ggf reicht ein order "Spaeter" in den du alles verschiebst was du nicht sofort erledigen kannst.

Code: Alles auswählen

╔═╗┬ ┬┌─┐┌┬┐┌─┐┌┬┐╔╦╗
╚═╗└┬┘└─┐ │ ├┤ │││ ║║
╚═╝ ┴ └─┘ ┴ └─┘┴ ┴═╩╝ rockt das Forum!

buhtz
Beiträge: 1099
Registriert: 04.12.2015 17:54:49
Kontaktdaten:

Re: E-Mails orden im Beruf

Beitrag von buhtz » 06.02.2018 11:12:41

Lord_Carlos hat geschrieben: ↑ zum Beitrag ↑
06.02.2018 10:50:16
Vielleicht solltest du erstmal klaeren was du genau mit der sortierung erreichen willst.
Möglichst automatische Sortierung (was natürlich nie 100%tig machbar ist), um a) Zeit zu sparen und b) schneller priorisieren zu können. Beispielsweise sehe ich ggf. sofort das von 500 neuen Mails eine bei "Chef" liegt. Ich muss die Mails nicht anschauen, sondern nur kurz den Ordnerbaum überblicken und sehen, in welchem Folder neue Mails drin sind. Das funktioniert seit Jahren im privaten Bereich sehr gut - wo ich (überwiegend) personenbezogen filtere. Aus genannten Gründen, ist das im Job bei mir aber nicht sinnvoll.
Ggf reicht ein order "Spaeter" in den du alles verschiebst was du nicht sofort erledigen kannst.
Nicht böse gemeint, aber das ist Prokrastination und keine Arbeitserleichterung. :D Was unterscheidet den "Posteingang" von "Später"?
Debian 11 & 12; Desktop-PC, Headless-NAS, Raspberry Pi 4
Teil des Upstream Betreuer Teams von Back In Time (Debianbackintime)

Benutzeravatar
Meillo
Moderator
Beiträge: 8782
Registriert: 21.06.2005 14:55:06
Wohnort: Balmora
Kontaktdaten:

Re: E-Mails orden im Beruf

Beitrag von Meillo » 06.02.2018 11:46:46

Virtuelle Ordner hoeren sich fuer mich schon am ehesten nach der Loesung an. Aber wenn es an der Software-Unterstuetzung scheitert ...

Ich sortiere bei der Arbeit (lediglich eingehende Mails) manuell in Aufgaben- und Projektaspekt-bezogene Ordner. Automatische Filterungen finde ich da schwierig. Ich setze die dort nur an ein paar wenigen, klar definierbaren Stellen ein.

Dein Problem ist aus meiner Sicht eine Herausforderung, fuer die es keine einfachen Antworten gibt.

Wenn ich das richtig verstehe, geht es dir beim Sortieren weniger um's Wiederfinden als vielmehr um eine Priorisierung beim Abarbeiten. Folglich ist haendisches Sortieren ueberhaupt keine Hilfe. Folglich musst du automatische Filter anwenden. Die funktionieren nur in manchen Faellen (z.B. Mail vom Chef) ... aber das ist vielleicht ausreichend. Den Rest an Mails, die du nicht automatisch einsortieren kannst, musst du halt selber durchsehen. (Die bearbeitest du dann einfach langsamer und sagst den Kollegen, dass ihre Mails von dir schneller bearbeitet werden, wenn sie den Projektnamen in den Betreff schreiben ... koennte wirken. ;-) )
Use ed once in a while!

uname
Beiträge: 12046
Registriert: 03.06.2008 09:33:02

Re: E-Mails orden im Beruf

Beitrag von uname » 06.02.2018 12:01:15

Anstatt E-Mails zu sortieren solltest du besser die Suchfunktionen besser nutzen. Wenn das E-Mail-Programm eine Volltextsuche sowie eine Sortierung nach Personen und Datum ermöglicht macht eine manuelle oder automatische Einsortierung bzw. ein Label praktisch keinen Sinn mehr.

Benutzeravatar
heisenberg
Beiträge: 3473
Registriert: 04.06.2015 01:17:27
Lizenz eigener Beiträge: MIT Lizenz

Re: E-Mails orden im Beruf

Beitrag von heisenberg » 06.02.2018 12:08:57

Ich selbst gehe auch sehr stark über die Suchfunktion. Allerdings kommt man da schon an Grenzen und es braucht da am besten einen serverseitigen Suchdienst(z. B. SOLR für dovecot) oder eine E-Mailarchivierungssoftware(z. B. Piler), die auch eine Suchfunktion hat.
... unterhält sich hier gelegentlich mangels wunschgemäßer Gesprächspartner mal mit sich selbst.

scientific
Beiträge: 3020
Registriert: 03.11.2009 13:45:23
Lizenz eigener Beiträge: Artistic Lizenz
Kontaktdaten:

Re: E-Mails orden im Beruf

Beitrag von scientific » 06.02.2018 12:43:36

Hier ist der Ansatz von Gmail mit Labels super.
Ich verpasse meinen Emails pro Absender, pro Stichwort im Betreff usw ein Label.
Dann kann ich die Labels anklicken und sehe wie in einem Ordner zusammengefasst nur die Mails mit diesem Label.

In Thunderbird ist jedes Label als Imapordner dargestellt. Auch hierarchisch in einem Labelbaum möglich.

Das verschafft mir bei meinem Arbeitsmailaccount die nötige Übersicht.

Ja, wir nehmen in der Arbeit die Google-Suite... Mittlerweile finde ich den Label-Ansatz von Gmail richtig gut...
dann putze ich hier mal nur...

Eine Auswahl meiner Skripte und systemd-units.
https://github.com/xundeenergie

auch als Debian-Repo für Testing einbindbar:
deb http://debian.xundeenergie.at/xundeenergie testing main

Benutzeravatar
TRex
Moderator
Beiträge: 8040
Registriert: 23.11.2006 12:23:54
Lizenz eigener Beiträge: MIT Lizenz
Wohnort: KA

Re: E-Mails orden im Beruf

Beitrag von TRex » 06.02.2018 12:48:01

Was nicht fertig ist, bleibt im Posteingang und danach kommt's ins Archiv (per Archivierung von Thunderbird). Dazu eine Hand voll Suchordner, die aufs aktuelle Archivjahr zeigen (das ist schon ein bisschen Arbeit). Automatische Sortierung half mir nicht wirklich.
Jesus saves. Buddha does incremental backups.
Windows ist doof, Linux funktioniert nichtDon't break debian!Wie man widerspricht

Benutzeravatar
Meillo
Moderator
Beiträge: 8782
Registriert: 21.06.2005 14:55:06
Wohnort: Balmora
Kontaktdaten:

Re: E-Mails orden im Beruf

Beitrag von Meillo » 06.02.2018 12:49:06

Bitte beachtet die Motivation des Fragenden:
buhtz hat geschrieben: ↑ zum Beitrag ↑
06.02.2018 11:12:41
Lord_Carlos hat geschrieben: ↑ zum Beitrag ↑
06.02.2018 10:50:16
Vielleicht solltest du erstmal klaeren was du genau mit der sortierung erreichen willst.
Möglichst automatische Sortierung (was natürlich nie 100%tig machbar ist), um a) Zeit zu sparen und b) schneller priorisieren zu können. Beispielsweise sehe ich ggf. sofort das von 500 neuen Mails eine bei "Chef" liegt. Ich muss die Mails nicht anschauen, sondern nur kurz den Ordnerbaum überblicken und sehen, in welchem Folder neue Mails drin sind.
Suchfunktionen helfen ihm bei seinem Problem gar nicht.
Use ed once in a while!

buhtz
Beiträge: 1099
Registriert: 04.12.2015 17:54:49
Kontaktdaten:

Re: E-Mails orden im Beruf

Beitrag von buhtz » 06.02.2018 13:01:53

Vielen Dank für eure Eindrücke. Gut zu hören, dass andere ähnliche Probleme habe.

Gmail ist selbstredend keine Option.

Vielleicht muss ich mich wegen der Labels doch mal wieder mit Thunderbird beschäftigen und hoffen, dass die Entwicklung wieder besser voranschreitet.
Debian 11 & 12; Desktop-PC, Headless-NAS, Raspberry Pi 4
Teil des Upstream Betreuer Teams von Back In Time (Debianbackintime)

Benutzeravatar
heisenberg
Beiträge: 3473
Registriert: 04.06.2015 01:17:27
Lizenz eigener Beiträge: MIT Lizenz

Re: E-Mails orden im Beruf

Beitrag von heisenberg » 06.02.2018 13:11:15

Ich selbst verwende Einsortierung in Ordner nur für Funktionsadressen(info@, billing@,...).

Ansonsten gibt es nur "Posteingang", "In Arbeit" und "erledigt".
  • Posteingang Was sofort abgearbeitet werden kann wird abgearbeitet.
  • In Arbeit Was nicht kurzfristig abgearbeitet werden kann, kommt hier rein
  • erledigt Alles erledigte kommt hier rein
Wichtig beim meiner Arbeitsmethode

Der Posteingang sollte immer möglichst leer sein, damit man sieht, was neues reinkommt und ob das wichtig ist. Mit Labels habe ich auch schon mal gearbeitet. Sieht schick aus, hat sich bei mir aber nicht durchgesetzt, weil mir das zu viel Arbeit ist.

Besonders brauchbar finde ich das "Thunderbird Conversations" Add-On, so dass ich alle E-Mails in einer Konversation gruppiert angezeigt bekomme.
... unterhält sich hier gelegentlich mangels wunschgemäßer Gesprächspartner mal mit sich selbst.

buhtz
Beiträge: 1099
Registriert: 04.12.2015 17:54:49
Kontaktdaten:

Re: E-Mails orden im Beruf

Beitrag von buhtz » 06.02.2018 13:21:39

heisenberg hat geschrieben: ↑ zum Beitrag ↑
06.02.2018 13:11:15
Besonders brauchbar finde ich das "Thunderbird Conversations" Add-On, so dass ich alle E-Mails in einer Konversation gruppiert angezeigt bekomme.
Großer Gott, kann Thunderbird das immer noch nicht out-of-the-box?
Debian 11 & 12; Desktop-PC, Headless-NAS, Raspberry Pi 4
Teil des Upstream Betreuer Teams von Back In Time (Debianbackintime)

Benutzeravatar
Lord_Carlos
Beiträge: 5578
Registriert: 30.04.2006 17:58:52
Lizenz eigener Beiträge: GNU Free Documentation License
Wohnort: Dänemark

Re: E-Mails orden im Beruf

Beitrag von Lord_Carlos » 06.02.2018 13:25:14

buhtz hat geschrieben: ↑ zum Beitrag ↑
06.02.2018 11:12:41
Nicht böse gemeint, aber das ist Prokrastination und keine Arbeitserleichterung. :D Was unterscheidet den "Posteingang" von "Später"?
"Spaeter" sind blockierende Elemente, die nicht sofort erledigt werden koennen. Z.B. Absprache mit Jemanden der gerade nicht verfuegbar ist.
Im "Posteingang" sind dann nur neue Elemente, weil du kleine sachen entweder sofort erledigt und verschoben hast, oder sie liegen in Spaeter.

Basiert auf GTD.

Aber ja, wenn du einen ueberblick bekommen willst ohne emails zu oeffnen hilft das auch nichts.

Code: Alles auswählen

╔═╗┬ ┬┌─┐┌┬┐┌─┐┌┬┐╔╦╗
╚═╗└┬┘└─┐ │ ├┤ │││ ║║
╚═╝ ┴ └─┘ ┴ └─┘┴ ┴═╩╝ rockt das Forum!

scientific
Beiträge: 3020
Registriert: 03.11.2009 13:45:23
Lizenz eigener Beiträge: Artistic Lizenz
Kontaktdaten:

Re: E-Mails orden im Beruf

Beitrag von scientific » 06.02.2018 13:43:07

Ich betreibe (noch) am Laptop einen eigenen Mailserver. Da hole ich von allen meinen Accounts die Emails ab und filtere sie mittels Sieve in Dovecot in die verschiedensten Ordner ein.
Die Sieveregeln sind sehr komplex geworden über die Zeit...

Ich finde nämlich auch, dass es für meinen Workflow gut passt, dass ich sehe, in welchen Ordnern neue Emails sind. Da ich weiß, wo wichtige Emails enthalten sein könnten, schaue ich meist nur in diesen Ordnern nach.
Thunderbird markiert ja schön "fett und schwarz", wenn in einem Ordner ungelesene Emails sind, und "fett und blau", wenn neue, ungelesene darin sind.

Hab mich näher mit dovecot auseinandergesetzt und hab mir nun virtuelle Folder in Dovecot konfiguriert. Aktuell, Wichtig, Neue, Ungelesene, Markierte...
Denn am Smartphone ist eine tief verzweigte IMAP-Ordner-Struktur wirklich unbrauchbar.Du findest nie, ob und wo grad ein neues Email gekommen ist. Also hab ich diese Virtuellen Folder in einem eigenen Namespace, den ich am Smartphone anzeige. In Aktuell sind alle Emails aus allen Foldern der letzten 6 Monate enthalten. In Wichtig sind jene mit der Priorität "wichtig" und höher. Neue und Ungelesene erklären sich von selber. Und wenn ich mal ein Email markiere, dann wird dieses auch in Markierte angezeigt, unabhängig davon, wo es tatsächlich liegt.

Das ist wirklich praktisch. Und vor allem Mailclient-unabhängig. Der Mailclient muss nur IMAP-Folder und Namespaces unterstützen.

In der Arbeit nutzen wir - wie gesagt - Gmail, und das darf ich nicht auf privaten Geräten abonnieren. Aber in der Arbeit habe ich Thunderbird und dort ist Gmail und mein privater Account abonniert. Damit kann ich schön die Vorteile und Nachteile beider Welten sehen und parallel testen.
Wenn dovecot jetzt noch Lables a la Gmail unterstützen würde, wäre das wirklich genial!

Leider hab ich immer noch ein Problem mit den virtuellen Foldern von dovecot. Bei großen Email-Mengen in einem Account hängt sich dovecot auf.
Daher hab ich den Archiv-Namespace im Virtuellen Folder auf 3 Jahre zurück begrenzt... Länger zurückliegende Emails lassen sich dann über die gesamte Archivstruktur mühsam finden...

lg scientific
dann putze ich hier mal nur...

Eine Auswahl meiner Skripte und systemd-units.
https://github.com/xundeenergie

auch als Debian-Repo für Testing einbindbar:
deb http://debian.xundeenergie.at/xundeenergie testing main

buhtz
Beiträge: 1099
Registriert: 04.12.2015 17:54:49
Kontaktdaten:

Re: E-Mails orden im Beruf

Beitrag von buhtz » 06.02.2018 14:12:44

Ja Sieve ist einfach nur geil. Das nutze ich für meinen privaten Account beim Posteo. Bei Posteo kann man direkt die Sieve-Datei editieren.
Debian 11 & 12; Desktop-PC, Headless-NAS, Raspberry Pi 4
Teil des Upstream Betreuer Teams von Back In Time (Debianbackintime)

Korodny
Beiträge: 704
Registriert: 09.09.2014 18:33:22
Lizenz eigener Beiträge: GNU Free Documentation License

Re: E-Mails orden im Beruf

Beitrag von Korodny » 06.02.2018 15:15:03

Der Mailer in den alten Opera-Versionen konnte auch virtuelle Ordner bzw. Labels und wäre für Linux und Windows verfügbar. Ist halt derzeit leider nur als uralt-Build in den pre-Webkit-Versionen von Opera verfügbar (ich meine Vivaldi wollte den Mailer auch irgendwann implementieren...).

Ansonsten würde ich das Problem wie die anderen hier mit einer Kombination aus Thread-/Konversationsansicht und dem Sortieren von Mail nach Priorität ("Später") lösen.

rendegast
Beiträge: 15041
Registriert: 27.02.2006 16:50:33
Lizenz eigener Beiträge: MIT Lizenz

Re: E-Mails orden im Beruf

Beitrag von rendegast » 06.02.2018 16:16:00

Du kannst genausogut auch im Mailkörper / body nach Schlüsselwortern suchen und entsprechende Regeln setzen.

Das geht im Mailclient oder auch, wenn erlaubt/vorbereitet, auf dem Server per sieve-Regeln.

Problem beim sieve: es ist ein doppelter Regelsatz zu pflegen (hier mache ich das mit dem webmailer roundcube,
es gibt aber zBsp. auch Debianclaws-mail-managesieve),
und das sieve filtert nur beim Eingang, ein nachträgliches/wiederholtes Anwenden der Regeln ist normalerweise nicht vorgesehen und bedarf wohl tricky-Walkarounds.
Weiterhin sollten die sieve-Regeln nur mit einem Client gepflegt werden, da sich deren Syntax häufig unterscheiden.
mfg rendegast
-----------------------
Viel Eifer, viel Irrtum; weniger Eifer, weniger Irrtum; kein Eifer, kein Irrtum.
(Lin Yutang "Moment in Peking")

scientific
Beiträge: 3020
Registriert: 03.11.2009 13:45:23
Lizenz eigener Beiträge: Artistic Lizenz
Kontaktdaten:

Re: E-Mails orden im Beruf

Beitrag von scientific » 06.02.2018 17:03:57

Ich kann die sieveregeln mit vim direkt am Server editieren, oder mit dem Thunderbird-Sieve-Plugin.
Roundcube pfuscht da schön dazwischen, und biegt den Link zum default-Sieveskript immer um. Sehr lästig.
Das TB-Plugin bietet eine Syntaxprüfung mit an.

Wenn ein Email falsch einsortiert wird, teste ich die angepasste Regel immer mit "Umleiten" in TB, das durch ein eigenes Addon (ich glaub redirect heißt dieses) ermöglicht wird.

dann putze ich hier mal nur...

Eine Auswahl meiner Skripte und systemd-units.
https://github.com/xundeenergie

auch als Debian-Repo für Testing einbindbar:
deb http://debian.xundeenergie.at/xundeenergie testing main

buhtz
Beiträge: 1099
Registriert: 04.12.2015 17:54:49
Kontaktdaten:

Re: E-Mails orden im Beruf

Beitrag von buhtz » 17.02.2018 21:29:30

Beschäftige mich gerade mal wieder im Thunderbird.

"Virtuelle Ordner" in Verbindung mit "Schlagwörtern" sind für mein Szenario nutzlos. Die Suche eines Virtuellen Ordners ist explizit an bestimmte Ordner gebunden. Es wird nur in Ordnern gesucht, die auch per checkbox ausgewählt wurden. Neue Ordner, die erst nach dem Erzeugen des Virtuellen Ordners auftauchen, werden nicht automatisch berücksichtig. Es gibt also kein "such in allen Ordnern".
Debian 11 & 12; Desktop-PC, Headless-NAS, Raspberry Pi 4
Teil des Upstream Betreuer Teams von Back In Time (Debianbackintime)

Antworten