Speziellere Dateiverwaltung gesucht

[Loonix]

Hallo zusammen,

Ich suche aktuell eine Lösung und vielleicht kann mir hier jemand einen Tip geben.

Anwendungsfall: Ich bekomme von Kunden Pdf-Dateien zugeschickt und erstelle mit den Informationen aus dem Kunde-PDF neue PDF-Dateien (teilweise 1 pdf erhalten, 10 erstellt und verschickt). Ich erstelle auch pro Kunden-PDF eine Interne ID welche der Kunde zwar mitgeteilt bekommt die ihn aber nicht interessiert da es eher intern zwecks Abrechnung und auch zur Identifikation dient. Teilweise gibt es hier auch erweiterten Mailverkehr rund um ein PDF. Aktuell wird das ganze mit MS-Access dokumentiert (Datum, Interne ID, Was erstellt wurde und Versionsnummer). Beispielsweise ID 1, Neu erstellt 2015, Version 1 und dann ein weiterer Eintrag ID1, Neue Version erstellt 2023, Version 2 usw. und mittels eines Datumfilters rechnet man dann die erstellten Dateien am Monatsende pro monat ab.
Desweiteren wird dem Kunden auch noch Informationen zum PDF manchmal als .xls zur Verfügung gestellt. Aktuell ist die Verwaltung ein Wirrwar aus Dateien im Sammelpostfach, diversen Netzlaufwerken mit Unterordnern sortiert nach speziellen Attributen, gespeicherten Mails in den Ordnern etc. Man kommt am schnellsten voran indem man nach der eigenen internen ID sucht oder nach der Kunden-ID im Mailprogramm oder im Dateimanager.

Wunschvorstellung: Eine zentrale Weboberfläche, in der ich das ganze verwalte mit Benutzerverwaltung (und Historie zwecks Nachvollziehbarkeit wer was wann gemacht hat). Ich habe eine Art Wikipedia (abstrakt von der Form her) im Kopf und als übergeordnete Bezeichnung die Interne erstellte ID. Da lade ich dann das Ursprungs-PDF hoch und auch die von mir erstellten PDFs und auch die .xls-Dateien die manchmal entstehen sowie pdfs mit Zusatzinformationen zu meinen erstellten PDFs, kann hier auch eine Email-Anhängen um auch Jahre später etwas nachvollziehen zu können und und Kommentare im Datensatz hinterlassen zwecks besserer Information. Das Portal müsste eine Suchfunktion (auch nach Inhalten des PDFs bieten sowie nach den IDs) sowie die Abrechnung (erstellte Dateiene pro Kunde pro Monat, hier würde die Anzahl reichen bzw. noch Zusatzinformation wie Neuerstellung oder Aktualisierung und nicht welche PDFs im Detail). Richtig gut wäre auch ein automatisches verschicken per Email an hinterlegte Adressen per Email bei Änderung des Datensatzes mit den neu erstellten Dateien als Anhang oder nur als Info mit Downloadlink.

Gibt es sowas in der Art? Ich habe natürlich schon recherchiert und ich glaube das Stichwort ist hier eher Product Data Management aber noch nicht das 100% passende gefunden.

[QT]

Hmm, beim Lesen dachte ich adhoc an einer Art Versionsverwaltung wie man es bei Sourcecode nutzt, Also zB git. Kenne mich da aber nicht aus und weiß nicht mal, ob es da graphische Frontends für gibt, denke aber, das müsste es schon geben. Mal gespannt, was andere noch vorschlagen...

[TRex]

Ja, ein Teil davon erinnert an git (IDs für jede Datei x Version, Nachvollziehbarkeit anhand der commits mit Benutzer) - aber das ist dann schon beim Thema Suche schnell zu Ende. Die Aktionen nach einer neuen Version könnte man mit git-Hooks lösen (das ausgelöste Script muss die Infos dann aus dem git klauben).

Wenn du basteln möchtest und bei der Suche auf Metadaten zurückfallen kannst (was im Dateiname und im commit steht), wäre das ne Lösung. Git-Oberflächen gibts so einige (leichtgewichtig wie gitweb/gitlist bis gitlab), ebenso wie Lösungen für die Speicherung (gitolite ist die meine). Der schwierigste Teil wäre bei den einfacheren Lösungen vermutlich, dass Endanwender lokal git verwenden müssen - größere Lösungen wie gitea und so haben dafür Upload-Möglichkeiten im Web-UI.

Gitweb kannst du dir hier anschauen: https://git.aero2k.de/

[Loonix]

Git hört sich interessant haben, es muss natürlich Bedienbar sein für die Nicht-IT-Ler Kollegen. Hier ist eher der bereich Produktdatenpflege gefragt.

Und es muss nicht zu jedem Dokument eine ID erstellt werden sondern nur pro Datensatz und alle Dateien die dazu gehören sollten mit der ID gekennzeichnet werden.

[Cordess]

Gibt es sowas in der Art? Ich habe natürlich schon recherchiert und ich glaube das Stichwort ist hier eher Product Data Management aber noch nicht das 100% passende gefunden.

Du möchtest das für deine gewerblichen Zwecke nutzen und das Anforderungsprofil ist speziell. Das klingt also nach einem Softwareprojekt, das man in Auftrag gibt. Such dir also eine Softwareentwicklerschmiede, die programmieren dir das.

[cosinus]

Bei PDF und Weboberfläche mit Volltextsuche muss ich spontan an paperless-ngx denken...