Suche rechtssichere E-Mail-Archivierung

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debianoli
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Re: Suche rechtssichere E-Mail-Archivierung

Beitrag von debianoli » 31.05.2022 17:56:34

weshalb hat geschrieben: ↑ zum Beitrag ↑
31.05.2022 09:44:53
Hatte mal lesen können, dass man mit der Archivierung von Mails Probleme bekommen kannst, sobald ein User über seine Firmenadresse privat eine Mail absetzt, auch wenn er selbst tausendmal unterschrieben hätte, dass er die Adresse nur für den dienstlichen Gebrauch verwenden darf.

Kann das einer bestätigen?
Sobald man eine Betriebsvereinbarung hat, dass die Mail nicht für private Zwecke verwendet werden darf, ist man da eigentlich raus. War zumindest der Stand bei meinem DSGVO Kurs 2019.

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heisenberg
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IONOS: rechtssichere E-Mail-Archivierung ?!?

Beitrag von heisenberg » 05.10.2022 16:41:18

Hat jetzt zwar nichts mit Debian zu tun, aber ich schreibe es trotzdem mal.

Ich schaue aktuell mal wieder nach E-Mailarchivierung und habe interessehalber mal das IONOS Produkt zum Thema E-Mailarchivierung angeschaut.

Ich möchte Mailpostfächer externer Domains archivieren.

Ich lese dort überall "GoBD", "rechtssichere Archivierung", ... (alles suuper toll).

Der Provider ist jetzt ja grundsätzlich eher auf private Kunden oder Kunden ausgerichtet, die Ihr Zeug bei IONOS haben. Ich wollte es halt für externe Domains/Mailadressen haben. Grundsätzlich ist bei denen alles automatisiert und es dauert eine Zeit, bis dass dann im User-Portal ankam. Gut dokumentiert ist das auch nicht unbedingt so. Aber es gibt ja den Support, den man 24/7 anrufen kann. Dauert dann öfters mal 15 Minuten, bis man dran kommt, aber dann macht man nebenbei halt was anderes und hat dabei etwas Warteschleifenbeschallung. Fand ich jetzt eigentlich auch ok.

Dann habe ich herausgefunden, dass ich zumindest 1 x ein Minimal-Email-Paket brauche, damit ich überhaupt irgend eine E-Mailfunktionalität nutzen kann.

Ok. Dann kann ich also jetzt eine E-Mailarchivierung einstellen. Super. Ok. Wie geht das denn? Na, ganz einfach: Mit IMAP-Abruf! (Der IMAP-Abruf findet alle 5 Minuten statt).

Aha. Rechtssicher. Verstehe. Vielen Dank!

Erklärung: Das kann nach meinem laienhaften Verständnis nach für externe Accounts also eigentlich niemals rechtssicher sein, weil neue Mails, die zwischen/vor den Abrufen aus dem Posteingang gelöscht werden, natürlich auch nicht mehr archiviert werden können.

Aber als nicht zwingend notwendig rechtssichere Archivierung für Privatpersonen. Wieso nicht? Ist das typische Massenhosterprodukt zum günstigen Preis auf 08/15-Level. Wenn man sich auch darauf einrichtet, neue Mails erst mal im Posteingang zu belassen, ist die im vorigen Absatz beschriebene Situation auch kein Problem.
... unterhält sich hier gelegentlich mangels wunschgemäßer Gesprächspartner mal mit sich selbst.

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Re: Suche rechtssichere E-Mail-Archivierung

Beitrag von bastian2021 » 06.10.2022 10:06:27

Guten Tag,
ich spreche hier als einfacher Anwender, kein IT Profi, oder Rechtsanwalt,

es ist zu unterscheiden, rechtssicher nach dem deutschen bzw. EU Recht, also nach einer Gesetzgebung und einer technischen Lösung, das keine E-Mail löschbar ist, denn nach den Datenschutzrichtlinien (die habe ich nicht gelesen, werden aber zum Teil entsprechend zitiert) muss eine E-Mail löschbar sein, somit ist die E-Mailarchivierung ein kleiner Zwischenschritt mehr Dokumente in der Aufbewahrung zu behalten. Es gibt für Unternehmen schon immer Aufbewahrungsfristen und auch private Personen, haben z.B. bei Handwerkerrechnung eine Aufbewahrungsfrist, das schreibt der Handwerk unten auch auf seine Rechnung. Welche Ansprüche derzeit nach bei der Aufbewahrung rechtlich, wie auch technisch bestehen muss immer aktuell geklärt werden, beziehungsweise gute Anbieter passen Ihre Produkte darauf an.

Ich kann es auch moralisch beantworten, würde mehr Ordnung und der Wille zu Richtigkeit bestehen, bedarf es weniger Regeln, aber jeder hat seine Freiheit mit der dann entsprechenden Verantwortung.
Lizenz: Sofern kein anderer ein Recht erhebt, kann von mir alles frei verwendet werden.
Nicht nur Software sollte frei und open-source sein, sondern auch Saatgut durch ökologische Züchtung, sowie Amateursorten für Vielfalt. Bio incl. Zertifikat heißt nicht unbedingt frei, sondern sagt eher was über die Pflege der Pflanze aus.

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