[gelöst] Von KMail gesendete Mails auch auf Server speichern

[Ulidor]

Ich habe den Server auf IMAP umgestellt. ...
Aber die neuen Nachrichten dieses Servers erscheinen in KMail jetzt nur noch in diesen Server-Ordnern, nicht mehr in meinen lokalen Ordnern. ist das normal?

Ja...
PS: Auf meine Festplatte schaffen es nur Mails, die ich aufheben oder irgendwie bearbeiten bzw. erledigen muss. Lokal habe ich z.B. nur Ordner wie „aktuell oder in Arbeit“, „Familie“, „Aufheben“ u. dgl.

Heißt das, die Mails, die KMail in den Server-Ordnern anzeigt, sind gar nicht lokal gespeichert? Wenn ich auf solch eine Mail klicke, wird sie aber unmittelbar, also genauso schnell angezeigt wie eine Mail in einem lokalen Ordner.

Und wie bekomme ich jetzt die Mails vom Server in meine lokalen Ordner mit den in KMail eingestellten Filtern verteilt, wie es vorher mit POP3 war? Das hatte ich eigentlich auch mit IMAP so erwartet, denn sonst sind ja meine lokalen Ordner und die Filter völlig sinnlos.


Edit 04.07.2023 20:51:37:

Ich glaube, dafür habe ich schon ein Lösung gefunden. Der IMAP-Server ist automatisch in alle Filter eingebunden worden. Es werden dann wohl nur noch die Mails im Posteingang des Servers als ungelesen verbleiben, die von keinem Filter erfasst werden. (ich muss noch auf neue Mails warten, um das bestätigen zu können.)

Also habe ich jetzt am Ende meiner Filter einen weiteren angehängt, der alle von den vorigen Filtern nicht erfassten neuen Mails dieses IMAP-Servers in meinen lokalen Posteingang verschiebt. Das funktioniert, das habe ich mit einer von einem anderen Account aus verschickten Mail getestet.

[GregorS]

Ich habe den Server auf IMAP umgestellt. ...
Aber die neuen Nachrichten dieses Servers erscheinen in KMail jetzt nur noch in diesen Server-Ordnern, nicht mehr in meinen lokalen Ordnern. ist das normal?

Ja...
PS: Auf meine Festplatte schaffen es nur Mails, die ich aufheben oder irgendwie bearbeiten bzw. erledigen muss. Lokal habe ich z.B. nur Ordner wie „aktuell oder in Arbeit“, „Familie“, „Aufheben“ u. dgl.

Heißt das, die Mails, die KMail in den Server-Ordnern anzeigt, sind gar nicht lokal gespeichert? Wenn ich auf solch eine Mail klicke, wird sie aber unmittelbar, also genauso schnell angezeigt wie eine Mail in einem lokalen Ordner.

Das sind die Wunder der Technik

Und wie bekomme ich jetzt die Mails vom Server in meine lokalen Ordner mit den in KMail eingestellten Filtern verteilt, wie es vorher mit POP3 war? Das hatte ich eigentlich auch mit IMAP so erwartet, denn sonst sind ja meine lokalen Ordner und die Filter völlig sinnlos.

Es kommt halt darauf an, wie Du Deine Mails handhaben möchtest.

Ich beschreibe mal, wie ich das handhabe:
- Eingehende Mails landen in der Inbox auf dem Server. Dort wird quasi vorsortiert (Junk/kein Junk). Die Nicht-Junk-Mails lese ich und lösche sie oder sortiere sie in meine lokalen Ordner.
- Ausgehende Mails werden von Thunderbird nach dem Senden im „Gesendet“ Ordner (lokal) gespeichert. Von dort verschiebe ich sie dann wiederum in den Ordner, in den sie gehören.

Auf diese Weise entstehen dann hin und wieder kleine „Threads“ im Todo-Ordner, in denen dann alle zu einem „Vorgang“ gehörenden Mails zusammengefasst sind.

Ein gewisses Maß an Handarbeit fällt einfach an. Mir ist aber wichtig, die Dinge im Blick zu haben und zusammen gehörende Mails als „ein Ding“ verschieben oder löschen zu können. Wenn ich täglich zig Mails senden und empfangen würde, würde ich es wohl anders organisieren. Aber da sich meine Art von Handling seit rund 15 Jahren nicht geändert hat und ich im Großen und Ganzen nur Ordner anlege oder lösche und Threads verschiebe, ist das für mich die passendste Art.

Gruß

Gregor

[Ulidor]

Das sind die Wunder der Technik

Das geht in der Tat rattenschnell! Ich habe jetzt lokal alles wie vorher, aber zusätzlich von KMail aus direkten Zugriff auf alle Ordner des Servers. Und alles wird blitzschnell synchronisiert. Das ist schon toll!

Mein Eingangsproblem ist damit aber noch nicht gelöst.
Ich sende ja viel weniger Mails als ich bekomme. Nun habe ich als Versandordner von lokal auf Server umgestellt, was ja dank IMAP jetzt geht. Da ich ja ja nun, ebenfalls dank IMAP, auch von KMail aus direkten Zugriff auf die Server-Ordner habe, muss ich dann wohl von Hand die versendeten Mails in die lokalen Ordner einsortieren.

[GregorS]

... muss ich dann wohl von Hand die versendeten Mails in die lokalen Ordner einsortieren.

Ja - wie gesagt, etwas Handarbeit bleibt. Die Frage ist halt, wie man das durch geschickte Organisation minimiert.

POP und IMAP kennst Du ja nun. Jetzt musst Du halt noch überlegen, wie Du das in Verbindung mit den Möglichkeiten von KMail so organisierst, dass es für Deinen Bedarf am wenigsten Arbeit macht (oder am sichersten ist oder wasauchimmer). Ich fand IMAP halt immer praktisch(er als POP), weil ich auf die noch nicht wegsortierten E-Mails auch von anderswo aus zugreifen kann (zur Not auch mal per Webmail meines Providers).

Gruß

Gregor

[Ulidor]

Jetzt musst Du halt noch überlegen, wie Du das in Verbindung mit den Möglichkeiten von KMail so organisierst, dass es für Deinen Bedarf am wenigsten Arbeit macht (oder am sichersten ist oder wasauchimmer).

Wie es aussieht, habe ich es jetzt hinbekommen, dass die gesendeten Mails auf dem Server und zusätzlich im lokalen Ordner landen. Ich werde das jetzt erst mal ein paar Tage ausprobieren. Und wenn alles klappt, beschreibe ich ausführlicher, wie ich das hinbekommen habe.

Also erst mal vielen Dank!

[Ulidor]

KMail kann man anscheinend nicht so einrichten, dass es jede gesendete Mail automatisch zusätzlich als Blindkopie an eine bestimmte Adresse sendet.
...

WAS?! Das ist eine Funktion, die zu den Grundfunktionen eines jeden Mail-Clienten gehört, der ernst genommen werden

Sorry, ich habe es jetzt erst zufällig gefunden: In den Einstellungen kann man unter „Zugänge" -> „Identitäten" -> <Identität> -> „Ändern" -> „Erweitert" Kopieadressen und Blindkopieadressen einstellen. Aber jetzt benötige ich es ja nicht mehr.

[GregorS]

KMail kann man anscheinend nicht so einrichten, dass es jede gesendete Mail automatisch zusätzlich als Blindkopie an eine bestimmte Adresse sendet.
...

WAS?! Das ist eine Funktion, die zu den Grundfunktionen eines jeden Mail-Clienten gehört, der ernst genommen werden

Sorry, ich habe es jetzt erst zufällig gefunden: In den Einstellungen kann man unter „Zugänge" -> „Identitäten" -> <Identität> -> „Ändern" -> „Erweitert" Kopieadressen und Blindkopieadressen einstellen. Aber jetzt benötige ich es ja nicht mehr.

Nunja, ein Taschenmesser benötigt man auch nicht ständig. Aber es ist gut, wenn man weiß, wo es liegt

Gruß

Gregor

[Ulidor]

Nunja, ein Taschenmesser benötigt man auch nicht ständig. Aber es ist gut, wenn man weiß, wo es liegt

Das stimmt.

Einige vorhandene Filter musste ich doch noch anpassen. Bei POP3 ist der zentrale Ordner der lokale Posteingangsordner. Bei IMAP ist es der Posteingangsordner des Servers. Das bietet den zusätzlichen Vorteil, dass ich per Filterregeln in KMail einstellen kann, welche Mails vom Server in einen lokalen Ordner verschoben und welche kopiert werden sollen.

Nach der Umstellung von POP3 auf IMAP brauchte ich für die Lösung meines Problems nur einen weiteren Filter in KMail, der meine versendeten Mails zusätzlich in den Sent-Ordner des Servers kopiert:
Im Reiter „Allgemein" habe ich
„Von" „enhält" <Meine E-Mail-Adresse>
eingestellt. Unter „Filteraktionen"
„In Ordner kopieren" „IMAP-Basisordner/Sent"
und im Reiter „Erweitert" habe ich nur
„Diesen Filter auf gesendete Nachrichten anwenden"
angehakt.

Damit habe ich nun die versendeten Mails im lokalen Ordner „Versendete Nachrichten" und im Sent-Ordner des Servers.

Euch noch mal vielen Dank!

[Ulidor]

Ich habe mich wohl doch zu früh gefreut.

Mir ist ja wichtig, dass ich, wenn ich meinen Home-Ordner aus einem Backup zurückholen muss, alle seitdem aufgelaufenen empfangenen und gesendeten Mails vom Server holen kann, damit mir keine Mails verloren gehen. Mit POP3 funktionierte das (leider nur) mit den empfangenen Mails mit KMail automatisch, mit IMAP leider nicht.

Mit IMAP muss ich die Mails nun von Hand zurückholen. Das hatte ich nicht erwartet, wäre aber nicht weiter problematisch, wenn KMail/Akonadi und was auch immer sonst noch inzwischen daran beteiligt ist, da nicht solch einen Mist bauen würden. Ich habe vorhin eine neue Mail bekommen und danach zum Testen mein Home-Verzeichnis auf den Stand des Backups von gestern Abend gebracht. Die neue Mail steht danach zwar in KMail im IMAP-Posteingangsordner, aber sie hat keinen Inhalt und es lässt sich auch kein Filter darauf anwenden, obwohl selbst die leere Mail das Kriterium eines Filters erfüllt.

Auf dem Server hat die Mail nach wie vor ihren Inhalt. Und wenn ich sie direkt von dort aus auf meine SSD speichere, stellt KMail sie auch einwandfrei dar.

Ich überlege jetzt, doch wieder auf POP3 zu wechseln und alle versendeten Mails mir selbst als Blindkopie zu schicken, wie es mir anfangs empfohlen wurde.

[chrbr]

Irgendwie muss man das lokale Mailverzeichnis mit dem externen Server synchronisieren mit einem der Tools:

Code: Alles auswählen

 ~> apt-cache search imap|grep sync
isync - Synchronisieren eines lokalen Maildir- mit einem entfernten IMAP4-Postfach
interimap - Fast bidirectional synchronization for QRESYNC-capable IMAP servers
mailsync - Synchronize IMAP mailboxes
offlineimap3 - IMAP/Maildir synchronization and reader support
vdirsyncer - Synchronize calendars and contacts
vdirsyncer-doc - Synchronize calendars and contacts - documentation

Zum Thema backup: hier finde ich es noch wichtiger, dass man auf aktuelle Mails zugreifen kann falls man keinen Zugriff auf den IMAP Server hat (Katze frisst Modem, Internet kaputt...).

Ich hatte mir schon mal Gedanken gemacht, will aber dem Thread nicht kapern. Jetzt passt das vielleicht doch. Hier kommt der Text.
...
Hallo Gregor und Ulidor,
erst einmal vielen Dank für die Infos und die Berichte zum Fortschritte. Ich habe eine grundsätzliche Frage zu Filtern.

Bei POP3 holte ich Mails per fetchmail und sortiere sie mit maildrop lokal in verschiedene Postfächer, die in Maildir strukturiert sind. Bei IMAP hätte ich zwei Möglichkeiten.

• Ich filtere Mails lokal und synchronisiere die IMAP Ordner regelmäßig. Hinsichtlich der Filterei wäre die lokale Struktur dann der "Master", weil die Filterung dort passiert. Der entfernte
  Server wird dann immer wieder "nachgezogen".

• Ich filtere auf dem IMAP Server mit den entsprechenden anderen Filterprogrammen. Mit denen lassen sich Header von Mails herunterladen, kategorisieren und die Mails je nach Ergebnis verschieben
  oder was auch immer. Das ist wie mit maildrop, nur auf dem entfernten Server.

Anfangs bin ich davon ausgegangen, das die erste Methode sinnvoll wäre. Dann wäre der entfernte Server nur ein Backup. Und Backups habe ich auch anderswo. Die zweite Methode erscheint mir
mittlerweile "richtiger". Dann wäre das lokale Maildir Verzeichnis nur ein Spiegel, wenn man es denn überhaupt braucht.

Was meint ihr?

Mit POP3 habe ich auch folgende Arbeitsweise, die ich ungern verändern würde. Ich habe in meinem Window Manager (awesome) ein Skript laufen, dass immer wieder ungelesene Mails in verschiedenen
Ordnern zählt. Die Ordner habe ich nach Thema kategorisiert. Bei ungelesenen Mails wird ein zur Kategorie passendes Icon mit den Anzahl an ungelesenen Mails angezeigt. Mein Mailprogramm öffne ich
dann nur nach Lust und Laune.

Kann man das mit IMAP ebenso machen? Ich meine mal gelesen zu haben, dass man bei IMAP üblicherweise sein Mailprogramm ständig offen hat. Das wäre nicht so mein Ding.

Idealweise bekäme ich vom IMAP Server eine Notification, sobald sich an den Ordnern etwas verändert hat. Immer wieder aktiv zu Pollen widerstrebt mir, das riecht nach Resourcenverschwendung.

Viele Grüße,
Christoph

[Ulidor]

Hallo Christoph,

wie man das mit Backups und insbesondere E-Mails handhabt, da gibt es sicherlich unterschiedliche Philosophien. Ich möchte nicht zu viele E-Mails auf dem Server liegen haben. Mein zentraler Ort für E-Mails ist die Maildir-Struktur in meinem Home-Verzeichnis. Der Server dient mir nur als kurzzeitiger Zwischenspeicher und als Backup, um die Mails seit meinem letzten lokalen Backup zu sichern.
Für mich gehören E-Mails wie auch alle meine anderen Daten auf meinen Rechner, und die sind durch Backups recht gut gesichert (aber eben immer nur bis zum aktuellsten Backup).

Also für meine Zwecke erscheinen mir die Vorschläge zu aufwendig. Ich möchte noch nicht mal weitere Pakete installieren, um mein lokales Maildir mit dem IMAP-Server zu synchronisieren. Bei POP3 ging das, wie gesagt, nach dem Zurücksetzten meines Home-Verzeichnisses auf den Stand des letzten Backups automatisch. Nur die seit dem letzten Backup gesendeten E-Mails waren dann leider weg.

Ich möchte nach Möglichkeit alles mit KMail machen, ohne mich um andere Programme kümmern zu müssen.

[chrbr]

Hallo Ulidor,

zum erstem Absatz: ich glaube, wir haben da die selbe Meinung. Wo ich mir auch nicht sicher bin, das ist der Effekt, wenn Mails gelöscht werden. Oder die Unterscheidung, ob Mails gelöscht oder dazu gekommen sind.

Mal angenommen, ich habe per Webmailer auf dem IMAP Server eine Mail aus der Inbox in einen anderen Ordner verschoben. Diese Mail ist dann auf dem Server vorhanden, lokal aber nicht.

Den selben Zustand habe ich aber auch, wenn ich eine Mail lokal lösche.

Unterscheiden kann ich das nicht. Also muss die Referenz für alle Aktionen der externe Server sein. Bei meinem Provider werden aber Mails automatisch gelöscht, die älter als 90 Tage alt sind, es sei denn man konfiguriert das um. Ich bin mir nicht sicher, ob ich das mal umkonfiguriert habe... Was ist, wenn sich die AGBs ändern oder durch einen Fehler alte Mails gelöscht werden? Dann sollte der lokale Rechner wieder die Referenz sein. Dann darf man mit einem Webmailer, Smartphone oder was auch immer nichts an der Ordnerstruktur am externen Server ändern, weil das dann mit der nächsten Synchronisation mit dem lokalen Rechner wieder rückgängig gemacht werden würde.

Sauber ist das alles nicht. Insofern taugt der externe IMAP Server nur als Backup für nicht allzu alte Mails. Eigentlich kann man dann auch bei POP3 bleiben. Vielleicht probiere ich IMAP aber trotzdem mal aus. Der Zugriff per Mailprogramm funktioniert jedenfalls. Bisher habe ich aber noch keine Ordnerstruktur auf dem externen Server.

Viele Grüße,
Christoph

[Ulidor]

Meine Lösung ist nun also doch eine andere. Die einzelnen Schritte:

• Ich habe den Serverzugang wieder auf POP3 eingestellt. (Warum, siehe unten.)

• In KMail habe ich einen neuen lokalen Ordner „gesendet" erstellt. (In dem werden gelesene E-Mails nach 30 Tagen automatisch gelöscht.)

• KMail habe ich so konfiguriert, dass jede gesendete Mail zugleich als Blindkopie an mich selbst geschickt wird. Dadurch erscheint sie als neue Nachricht auf meinem Server und wird beim nächsten E-Mail-Abruf mit herunter geladen.

• In KMail habe ich einen Filter angelegt, der von mir an mich selbst geschickte Mails in den Ordner „gesendet" verschiebt und als gelesen kennzeichnet.

Wenn ich jetzt wieder mein Home-Verzeinis auf den Stand eines Backups zurücksetzen muss, werden wegen des POP3-ZUgangs automatisch die seit dem letzten Backup aufgelaufene E-Mails herunter geladen (mit IMAP geht das anscheinend nicht), also auch die von mir an mich selbst verschickten.

Nun dient mir also der Server zugleich als Backup für meine seit meinem letzten lokalen Backup im Posteingangsordner des Providers angekommenen E-Mails, einschließlich der von mir verxchickten. Das klappt zumindest, so lange ich nur vom PC aus E-Mails verschicke. Aber mehr will ich auch gar nicht.

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OT: Weil wir gerade bei KMail sind...

Dass die Kombi KMail/Akonadi viele Macken hat, ist ja bekannt. Als ich KMail wie oben beschrieben eingerichtet hatte und alles funktionierte wie vorgesehen, kam ich auf die Idee, doch mal meine über 2000 E-Mails, die sich noch immer im Posteingangsordner befanden, auszusortieren, also zum Teil in andere Ordner zu verschieben oder zu löschen. Das klappte auch ganz gut, hat aber Stunden gedauert.

Am Ende blieben noch etwas über 1500 E-Mails übrig, die ich alle in einem Rutsch in einen anderen Ordner verschieben wollte. Ich vermute, diese letzte Aktion hat Akonadi das Genick gebrochen. Die E-Mails kamen zwar nach einiger Zeit im Zielordner an, aber im Posteingangsordner waren nach wie vor viele zu sehen, die sich aber nicht öffnen ließen (bei einem Klick oder auch Doppelklick auf eine Mail passierte einfach nichts). Nach ca. fünf bis zehn Minuten hatte ich dann KMail einfach neu gestartet. Es schien auch wieder zu funktionieren.

...bis zum nächsten Systemneustart. Da wurde zwar das KMail-Fenster geöffnet, aber darin war nur die Meldung, dass Akonadi nicht richtig arbeitet. Ich habe es nicht geschafft, irgendwas daran zu ändern. Selbst zwei Systemneustarts brachten keine Abhilfe.

Also musste ich wieder mal ein Backup zurück spielen. Danach funktionierte alles wieder einwandfrei, aber die ganze Sortierarbeit musste ich noch mal durchführen. Diesmal habe ich das Verschieben der E-Mails häppchenweise (ungefähr in Zehnerpaketen) beim Aussortieren gemacht. Das klappte problemlos.

Also lieber nie viele E-Mails mit KMail auf einmal verschieben!

[chrbr]

Hallo Ulidor,
vielen Dank für deinen ausführlichen Bericht. Ich verstehe dich so, dass der externe Server nun nur noch den einen Ordner hat, aus dem du per POP3 Mails abholst. Eine Ordnerstruktur wie bei IMAP ist nicht vorhanden und auch nicht nötig. Liege ich da richtig?

Zum Sortieren: So lange die Kombi KMail/Akonadi nichts an den Mails und deren Headern verändert kann man das zum Teil automatisieren. Wenn es zum Beispiel nach dem Subject geht, dann kann man einen Filter für einen MDA wie procmail, maildrop usw erstellen und die Mails über eine Pipe an den MDA "verfüttern". Oder man erstellt ein Skript, was relevante Zeilen detektiert und die Mails entsprechend verschiebt. Im MIALDIR sind die Mails schließlich auch nur einzelne Dateien. Ob sich die Mühe rentiert hängt davon ab, inwiefern man sich da einarbeiten will oder muss und wie viel Zeit man dafür übrig hat. Es ist nur ein Vorschlag.

Nochmals vielen Dank für deine Berichte. Ich spiele zur Zeit noch damit herum. Deshalb sind deine Ideen für mich sehr hilfreich.
Viele Grüße,
Christoph

[Ulidor]

Ich verstehe dich so, dass der externe Server nun nur noch den einen Ordner hat, aus dem du per POP3 Mails abholst. Eine Ordnerstruktur wie bei IMAP ist nicht vorhanden und auch nicht nötig. Liege ich da richtig?

Der externe Server hat die Standard-Ordnerstruktur, also für Postausgang, Posteingang, Gesendete usw. Das ist unabhängig davon, ob man IMAP oder POP3 verwendet. Bei IMAP wurden mir allerdings die Server-Ordner lokal in KMail gespiegelt, so dass ich mit KMail lesend und schreibend auf alle Ordner des Servers zugreifen konnte. Das war nett, funktionierte mit KMail/Akonadi aber nicht einwandfrei und eigentlich brauche ich das auch nicht. Wenn ich direkt darauf zugreifen muss, mache ich das per Webinterface des Providers.

...Ob sich die Mühe rentiert hängt davon ab, inwiefern man sich da einarbeiten will oder muss und wie viel Zeit man dafür übrig hat. Es ist nur ein Vorschlag.

Ich danke dir für dein Vorschläge. Aber ich möchte mich gar nicht so intensiv mit der E-Mail-Technik befassen. Und nun habe ich ja erreicht, was ich wollte. Und nicht nur das. KMail auf meinem Laptop habe ich nun auch so konfiguriert wie auf dem PC. Und mit der jetzigen Lösung werden die Maildirs auf beiden Rechnern synchron gehalten. Der einzige winzige Wermutstropfen ist, dass wenn ich von einem Rechner aus eine E-Mail schreibe, ich sie auf dem anderen Rechner vom Ordner „gesendet" in den jeweils dafür bestimmten Ordner kopieren muss. Aber damit kann ich leben.

Nochmals vielen Dank für deine Berichte. Ich spiele zur Zeit noch damit herum. Deshalb sind deine Ideen für mich sehr hilfreich

Die Ideen kamen ja hier aus dem Forum. Und die entscheidende Idee, gesendete E-Mails zusätzlich an mich selbst als Blindkopie zu senden, kam ja von dir. Also vielen Dank dafür.